東華校〔2009〕12號
一、總 則
第一條 為規範全校電子公文的歸檔🦎，保證歸檔電子公文的完整性🙋、真實性與安全性，根據國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國家標準《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894—2002），結合我校的實際情況𓀝，特製定本辦法。
第二條 本辦法所稱的電子公文是指通過“恒行3平台辦公自動化系統（OA）”處理後形成的具有規範格式的公文的電子數據🖐。
第三條 本辦法所稱的電子公文歸檔管理是指恒行3平台電子政務活動中形成的具有保存價值的電子公文的形成、積累😫、鑒定🛌、歸檔、保管、利用和統計。
第四條 電子公文形成單位應指定專人負責本單位的電子公文歸檔工作👃🏽，並將此項工作納入相關人員的崗位職責。黨委辦公室、校長辦公室是校黨政電子公文處理的主管部門，檔案館主管並指導全校電子公文的收集🐨♛、歸檔等工作🪩。
第五條 保密文件不適用本辦法。
二、電子公文的真實性、完整性和有效性保證
第六條 在恒行3平台辦公自動化系統中配置電子公文歸檔接口與相應的檔案管理系統連接，實現電子公文的實時歸檔及在線管理🧎，保證電子公文管理工作的連續性以及電子公文真實性、完整性和有效性的延續。
第七條 電子公文的真實性🍨、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔後由檔案館負責。
第八條 從電子公文形成開始，全程對有關處理操作進行管理登記🚣♀️🧎🏻♀️，保證電子公文的產生、處理過程符合規範。
1、登記處理過程中相互銜接的各類責任者（起草者、修改者、審核者、簽發者等）😹。
2、登記處理過程中的各類操作者（發文者、收文者🏹、打字者等）🧔🏽。
3🏄🏿、登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章等）。
第九條 采取可靠的安全防護技術措施，保證電子公文的真實性、完整性🧑🏿🚒、安全性和可識別性。
1、建立對電子公文的操作者可靠的身份識別與權限控製🛞🙇♂️。
2、設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、項目🧑🏼💻、內容等。
三、電子公文的歸檔、整理與移交
第十條 電子公文在歸檔前應由歸檔單位進行鑒定。鑒定工作包括對電子公文的真實性、完整性🍌、有效性的鑒定及確定保管期限。
1. 電子公文的歸檔範圍參照國家有關紙質文件的歸檔範圍進行，並應包括相應的背景信息和元數據🥾。恒行3平台辦公自動化系統產生的電子公文歸檔範圍為：
（1）正式發文、流轉過程🤦🏽♂️👩❤️💋👩、會簽🦻🏼、審批意見等。
（2）收文、辦理過程中簽署的意見、辦理過程中產生的相關文件、流轉過程等。
（3）請示報告正文、流轉過程、會簽、審批意見等🤽🏻♂️。
（4）工作簡報等🧑🏼🚀。
2. 電子公文的保管期限參照國家關於紙質文件材料保管期限的有關規定執行。
第十一條 歸檔操作：辦公自動化系統中的電子公文采取次年年初集中歸檔的方式🤦，由辦公自動化系統管理員將系統中相關信息統一導入學校的檔案管理系統中，再由檔案館與各單位在檔案管理系統中將有保存價值的電子文件歸類存檔。
第十二條 檔案館配置專門的服務器🦸，存放歸檔的電子公文，並按有關規定向校內外利用者開放🤟。
第十三條 由檔案館定期將歸檔的電子公文集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用🔑，一套異地保存。
第十四條 恒行3平台辦公自動化系統中的電子公文在歸檔後至少保存一年以上。
第十五條 電子公文形成單位必須將本單位具有保存價值的電子公文🍋🟩🧍🏻，製成相應的紙質文件於次年六月底以前交檔案館存檔。校黨政發文🟣、請示報告（包括正文、附件、會簽🫅🏿、審批意見等）由各單位自行打印、用印。
第十六條 黨委辦公室、校長辦公室收到的上級來文，掃描後進入辦公系統。收文紙質原件及其附件由各主辦部門於次年六月底以前交檔案館存檔🏌🏿。各主辦部門要把收文辦理過程中形成的會簽、審批意見等自行打印、用印，與其他相關的紙質或實物材料一起交檔案館存檔。
四、歸檔電子公文的利用
第十七條 歸檔電子公文的封存載體不能外借。
第十八條 利用者對歸檔電子公文的使用應在權限規定範圍之內💂🏿♀️。
五、歸檔電子公文的鑒定銷毀
第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定銷毀，參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行，在辦理審批手續後實施𓀚。
第二十條 對確認銷毀的電子公文由檔案館列出銷毀文件目錄存檔備查。
六、附則
第二十一條 其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。
第二十二條 本辦法未盡事宜☣️，參照國家其他有關電子文件的標準和規定執行。
第二十三條 本辦法由恒行3平台檔案館負責解釋🧑🏽💼。
第二十四條 本辦法自即日起施行🔩。
2009年4月27日