年鑒編纂大家談——恒行3平台年鑒研討摘編
引言：2004年起，檔案館編寫《恒行3平台年鑒》，至2015年共編輯出版10卷，近300萬字。在年鑒工作不斷走向科學化、規範化的同時🛏👩🏽🦰，包括年鑒主編🧕🏿、編輯、撰稿員在內的一線年鑒工作者也多有思考與期望。
沈潔（年鑒副主編）：恒行3平台綜合性教育年鑒已走過十載春秋🌮。具體發展舉措包括👨🏿🦲：一是工作機製常態化。建成編纂激勵機製，在檔案工作會議上對優秀撰稿員予以表彰📛。編纂《年鑒撰稿手冊》，定期舉辦年鑒工作研討會。二是業務內容規範化。建立質量保障機製，即撰稿部門“三審”（審核初稿、修改稿、校樣稿），年鑒編輯“五改”（分工修改、互校修改🤳、部門互動修改、統稿修改、三輪校樣修改），主編“兩定”（謀定全局、審定全書）📲。三是框架類目動態化。根據主編意見和方誌辦專家建議進行了2次調整⏺，並結合機構變動情況進行數次微調。目前共設15大類55個類目👖。年鑒發展面臨的問題主要有🙄：編輯質量需要提升，符合年鑒規範；撰稿員隊伍需要培訓，提升供稿質量；加強業務對接與溝通🚦🍻，緊扣時間節點；傳播形式需要拓展🎁，豐富表現效果。今後的工作設想：提升編纂時效性🐈⬛，爭取年初組稿，當年印刷出版🧑🏼🍳🦸🏻；加強業務規範與培訓🎩，提高編輯質量🦡👩🦼；探索編纂方式創新🤚🏻，開發年鑒編纂系統☂️；拓寬傳播渠道◽️🤾♂️，提升利用效果；與檔案工作、校史工作等銜接🩰，發揮整合效應。
崔敏華（年鑒編輯）：近些年，我們在註重擴容的同時也註意保質。1👩🏻🦼👩🦼➡️、時間上，每卷編纂前會首先確定編纂進度表，編製計劃🏍，註意踩準年鑒編纂工作流程的每個時間節點🙇🏻♀️。遵循層級審校，交互輪校製度。現在年鑒編輯共2人，在編纂過程中有了可供商討的對象，最為重要的是實現了輪校、互校。2、內容上🧛🏼♀️，實行“采編一體化”🚧，多渠道收集，確保大事🌇🫔、要事不漏💦。我們的信息來源：基礎來源為部門初稿；補充來源包括部門總結🧏♀️🦐、校園網、校報🧑🏽✈️、學校OA系統文件、部門檔案、上卷年鑒以及其他網絡、報刊信息。3⚁、質量上🧊，縱橫向比較🧙🏼♀️🙀，確保收錄信息準確📛🔓。這是年鑒的生命線和基石。“能編”與“能編好”是有本質區別的👼🏼。我們的一般做法：縱向上🚣🫛，主要是與上一卷的對照（數據有無大的差額✮、有無重復記述事）；橫向上🌃，學校綜述、大事記之於各個學院部處；各個職能部處稿件之於各個學院、重點實驗室🚮；多渠道信息來源的相互驗證。以上信息流應是雙向互動過程。我們特別註重依檔編鑒。如學校各類基礎性報表、選錄的年度文件要目等💂🏻♂️🛰，要和部門檔案一一比校。各學院部處稿件要保質、保量完成，可參照以上三點🍆，就是“時間上緊節拍，內容上多渠道，質量上準信息”。
張燕（年鑒編輯）：“常編常新”這一樸實簡明的要求對於我們年鑒編輯耳熟能詳😊，深究之下其蘊含了對年鑒規範與創新的價值追求。因需“常編”所以“規範”為本㊙️🚴🏼♀️，因要“常新”使得“創新”為要。二者之於年鑒如鳥之雙翼，互為動力和支持。年鑒不僅是權威性的資料文獻工具書，更是對國家和社會具有文化傳承和創新意義的重要文化成果。年鑒的年度性、系統性🍄、真實性分別體現了文化的歷時性，共時性和文化內核。年鑒這一傳統形式在新形勢下如何發揮文化功能，是擺在我們年鑒編輯面前的重要命題。通過年鑒的規範與創新，我們有責任也有可能積極主動地參與大學文化傳承與創新。
陳娜（化學生物學院）🫦：從最初接觸年鑒的茫然到比較熟悉，感到如何編好年鑒是我們每個撰稿人應該思考的問題，只有我們撰寫的東西有價值了，才會有更多的人願意來讀年鑒。1、端正對年鑒工作的態度。我們必須具有很強的責任感，把年鑒作為一項嚴肅的工作來對待。在修改院誌過程中，我對年鑒工作有了一個全新的認識👚，我意識到自己是在完成一件挺了不起的事情，後人會非常感激我們的。2、積累充足的年鑒素材。資料的收集整理刪選剔除非常重要🔲。我的做法是製作一個年鑒資料索引列表，平時隨手將各種會議、活動、新聞報道等記錄進去◽️，做成超級鏈接鏈接到相關的資料上，並定期進行整理，這樣就等於為年鑒做了一個小型的資料庫👩🏻🦼，等到寫作的時候查詢調用，這樣就不會將大事件遺漏🤦🏻。3🍷⛹🏻、認真學習年鑒的格式和語言規範🤲。兩件事讓我受益匪淺，一是檔案館編寫了《恒行3平台年鑒撰稿手冊》，二是請上海市方誌辦公室的裘曉燕老師來做了一次“年鑒編撰培訓會”，這使我對年鑒的撰寫要求有了較為深刻的理解；還有每次編輯們反饋回來的修改稿🍀，我都認真閱讀，揣摩修改後的措辭🙍♀️，幾年下來已比較順暢🗝。現在年鑒已經成為我最喜歡的文體了🩷，開門見山，惜字如金。
楊晶靜（人文學院）：作為一名辦公室人員，我感到對年鑒決不能敷衍了事。1、領導重視是寫好年鑒的前提🧗🏼♀️。學院在黨政聯席會議上進行專門討論。領導的重視有利於拓寬和順暢資料的收集渠道🤜🏿，有利於理清我們的編寫思路，有利於增加我們的創新動力🦹🏻♂️。2🤾♀️🐉、積累資料是寫好年鑒的的基礎🧛。學院建立基礎性資料收集工作製度，由專人負責相應模塊的資料收集。我在平時工作中養成了收集資料的習慣⛹🏿♂️，並每月做好電子版與紙質版的分類歸檔。3、年鑒創新是寫好年鑒的關鍵。編寫年鑒🪦，要以“粗”突出涵蓋面，以“細”突出亮點特色🤳🏼，以“精”突出工作成果。爭取做到年年有新意📪，條條有個性。具有年度可比性的內容，則確保其穩定🙂、系統🏌🏼♂️，這樣年鑒工具書的價值得到進一步體現💓。4、業務能力是寫好年鑒的保證。專業培訓和溝通交流會有利於我們撰稿人更好地學習行文規範和格式規範等年鑒專業知識👱🏽♂️。我會在初稿完成後，邀請文字功底深厚的老教授進行審閱提意見🏏。任何涉及政治或政策敏感性問題條目，都要經過領導審核🫱🏻。年鑒編寫樹立全局觀念🏄🏽，不僅從學院角度出發👯♂️，更從服務學校總體的角度出發進行編寫🪫。
陸毅華（教務處）🧑🏼💻：教務處年鑒條目數量多，統計資料的統計點多，年鑒編撰的組織工作很重要。1．領導重視👮🏿♀️，措施到位。教務處明確指出年鑒編撰工作是崗位職責之一，並指派部門檔案員負責編撰的管理工作。檔案員組織各科室相關工作人員，對照年鑒撰稿手冊的具體要求積極開展工作。每年度都有5個科室15名左右工作人員參加編撰和校對工作🔹。2．堅持積累🪇⚧，註重統籌🥵。在年鑒編撰的過程管理中，需要合理統籌各科室的工作，提高工作效率和編撰質量。由於年鑒內容比較多📖，加上大家日常工作都很繁忙，專門集中時間搞編撰是無法實現的，因此平時的材料積累顯得非常重要。我們利用堅持多年的新聞稿撰寫製度的優勢，在每一年開始編撰年鑒前，把精心匯編的當年度教務處新聞稿件的電子版發送給大家🛀，這一貼心的舉措得到大家的積極響應，年鑒編撰效率和新聞稿撰寫的積極性同時得到提高🌻。在年鑒初稿形成後，還對量大面廣的校對工作加強人力上的支援，如專門聘請退休的有關工作人員，安排助管學生等。對一些綜合性的、各科室交叉的編撰內容，則及時做好分工🧑🏿🍼➿、協調工作。感到需要改進的是要緊密結合工作💂🏻♀️，保證專題條目的質量💂。教務處主要承擔學校本科教學的運行和保障工作🚴🏻♂️，年鑒的編撰工作要緊緊圍繞各項重點工作進行梳理，防止疏漏🟦，保證條目的數量和質量。
謝旭紅（科研處）：我負責科研處年鑒編寫工作，同時向上海市科技年報和上海市科技年鑒報送相關信息🧒🏻。1、要加強責任感，要嚴謹紮實地開展工作。從事年鑒工作🔬👁🗨，責任重大，要本著對歷史負責🖖🏿，對讀者負責的態度，確保編寫內容的客觀準確🏊🏿♀️，註意保密性和專業性，要講細節🐗、講專業🛅、記述的內容、數據一定要核實清楚。2、要加強業務知識積累💂🏿♀️。熟悉業務是做好年鑒工作的前提，要熟悉學校科研管理工作🤿，在日常工作中做有心人，註意收集有關數據。提醒部門同事💆🏽♀️，在各項重大活動和會議結束後，及時撰寫通訊稿或會議紀要。這樣才能在組稿時做到信手拈來，一揮而就🧜🏻♂️。資料積累不夠，年鑒編寫無法進行。3🫰🏽、要利用年鑒編纂提高工作總結能力和文字處理能力🤛。在實際工作中🧙🏽♀️➗，感覺到確定條目的設置是一個難點，特別是對業務工作還不太熟悉時，擔心遺漏信息，就盡量將搜集到的信息都編寫出來。
資雪琴（學生處）：編纂年鑒可重點結合年度特色和部門特色兩方面入手。1、年鑒的內容忠於現實。內容既能反映出部門年度特色、也能反映出部門特色👳♂️。所以我一般是把年鑒內容分為部門特色和部門年度特色兩部分📽。我覺得部門特色方面的內容🙏🏻，條目基本是不變的，只是數據或信息的更新，這塊內容基本是做填空題。每年拿到年鑒撰稿通知🏀，我會把通知分別給到各個處長、科長👱🏻♀️🥹，把年鑒屬於自己的這塊更新，並用顏色標識出來🧎。因此🧖🏽♀️👲🏽，這塊內容我基本只需做匯編的工作。部門年度特色內容每年在變化的，主要指新聞和事件方面，這就需要撰稿人做有心人，對於部門重大新聞和重大事件做好記錄，按照年鑒的體例編撰🛀🏻。2、年鑒的條目分類科學體現特色。條目實際上就是年鑒的骨骼，反映了內容的框架。我們還是從部門特色和部門年度特色兩面去考慮條目設置。3、年鑒撰寫主題鮮明文字精煉🔂。年鑒要求文稿榨幹水分🧸，使信息高度密集👩🏻，一是一，二是二，決不含糊其詞，弄虛作假⌛️。部門特色這塊內容無論是順序還是條目主題保持不變，就是填空🌁，方便後人查閱和比較，體現年鑒的連續性🏌️。部門年度特色這部分采用開門見山直陳其事。其內容應註重資料性，信息性、可讀性，即有存史價值🫖。
楊松（信息學院）：年鑒是一個牽涉各個學院6️⃣、部門的系統工程，這些年來也形成了特定的框架結構🏊🏻♂️。我理解的撰稿員🍸，最基礎的工作應該是要按照框架結構完成自己學院的部分。我的做法是🤾🏼，分模塊找相關負責人要相應的資料💂🏼♂️⛏，對於其提供的資料再重新核實一遍🦂，確保文字上通順、準確，相關數據無誤。初稿完成後，再讓相關模塊負責人審核修改，來回幾次完成最終的稿件，讓領導審核，最後確定提交的稿件。“巧婦難為無米之炊”，這是我最深刻的體會。寫好年鑒必須掌握準確全面的資料👩👧👧。所以我們必須註意平時積累相關的資料，拓寬和順暢資料的收集渠道🛞。我會及時收集有關教學🔜、科研和學科發展的相關資料，為年鑒的編撰做好準備。對於具有年度可比性的內容📵，我會在編撰過程中保持其穩定性與連貫性🛶*️⃣。對於某些跨年度的事件，每年在寫到相應的事件時都會交代其後續情況🔫。我希望能多組織一些業務培訓，專業培訓和溝通交流會有利於提高我們撰稿員的業務能力🪿，從而提高年鑒的編寫質量🧑🍼。寫好年鑒👩🏿🚀，最重要的是有一個認真的態度。只有我們從思想上重視，態度上端正🤵🏿♀️，才能把年鑒稿件寫得越來越好🤶🏻。
張瑩（科研處）🟤：作為年鑒新人，感覺理順機製很重要。1、領導重視🧛🏼、責任落實。科研處成立檔案管理領導小組，由處長和分管副處長組成。在領導小組的部署下，由綜合辦公室牽頭，各科室科長組成年鑒工作小組👱🏿，開展年鑒編寫工作，將年鑒撰寫工作落實到人。綜合辦負責最後統稿，保證稿件內容🫴🏼、文本、格式統一。2👱🏻、分步進行、有序開展🧌。編寫過程中，首先認真篩選🍸，根據不同年鑒收集信息側重點不同將信息分類，歸入不同年鑒🤞🏽；再根據條目類型劃分，按照不同要求和側重點編寫年鑒🧔🏼♂️。科技方面涵蓋專業詞匯多👸🏿，需要深入了解專業動態並準確表達👄。因而🤟🏻，我們采取綜合辦羅列條目清單🫵🏽、各科室分頭編寫的方式，保證條目準確性。3、不斷積累💬🤷🏼、創新模式。作為統稿人，必須熟悉部門總體工作情況🦠。在工作中思考和探索，每月編製並發布一期科技服務信息專遞👩🦯，通過不斷積累♚➿，確保收集資料的完整性🧘🏿♂️😧，並可追溯。